Implantación
Implantar Maximise ERP en su compañía es un proceso de crecimiento con pasos y procedimientos claramente definidos. El tiempo requerido para completar la implantación, depende del tamaño de su organización, el número de empleados, los activos que poseen y la cantidad de tiempo que el personal comprometido con el sistema pueda dedicar al proyecto y la información con que cuenta la empresa. Normalmente el proyecto de implantación dura de 2 a 4 meses en promedio.
Cabe señalar que las horas de consultoría son las que Maximise S.A., ha estimado para el proyecto, considerando que el cliente tiene la estructura organizacional (organigrama), las definiciones de funciones (cargos de desempeño), sus métodos y procedimientos claros y definidos, siendo de vital importancia que se encuentren publicados al interior de la organización.
Consultoría
Este servicio se realizará si el cliente lo ha contratado como se menciona en el punto 2, de esta propuesta.
Instalación
En esta etapa, Maximise S.A., instalará es sistema en el servidor y configurará un cliente (si el servicio se contrata). Es necesario en este proceso que esté presente el responsable técnico, para adquirir el conocimiento y realizar las demás instalaciones.
Capacitación
Las clases de capacitación pueden realizarse tanto en las instalaciones del cliente como en la sala de capacitación de Maximise S.A.; para cualquiera de los casos el cliente deberá comprometerse a cumplir con lo siguiente:
El cliente debe comprometerse a cumplir las exigencias respecto a la puntualidad y la asistencia de los usuarios. Las clases se iniciarán y culminarán a la hora previamente coordinada. La inasistencia no será responsabilidad de Maximise S.A. y se asumirán como clases realizadas. Las principales ventajas de la realización de las clases de capacitación en Maximise S.A. consisten en que se evitan las interrupciones, retrasos, indisponibilidad de equipos (computadoras), y por que se dispondrá de ejercicios o demostraciones preparadas previamente para la instrucción; en conclusión se obtendrá un mayor provecho de las horas de clases.
En caso de realizar la capacitación en las instalaciones del cliente se requiere que el cliente ofrezca los elementos necesarios, como sala de capacitación y material para clases (pizarra, plumón, etc.)
A partir de la segunda semana de clases se requiere que los principales usuarios cuenten con el sistema MaxLite, instalado en sus computadoras personales de sus respectivas áreas de trabajo. Es importante que los usuarios que se encuentran capacitándose se familiaricen con el sistema y que realicen prácticas y ejercicios. Además conforme se ingresen los datos al sistema, el aporte de estos usuarios es fundamental para completar la base de datos, para definir funciones y para la puesta en marcha del sistema.
Para la realización de la capacitación requerimos que las personas que van a participar del curso estén familiarizados con el ambiente Windows, por lo que es recomendable tomen un curso de capacitación respecto de este ambiente en caso de ser necesario.
Se dictarán las horas de capacitación, según los módulos que haya contratado el cliente.
En general son 48 horas cronológicas de clases divididas en módulos de 3 horas diarias según lo acordado entre las partes, separadas por grupos de funciones, para un máximo de 5 usuarios.
Previamente a realizar las pruebas del sistema, se realizarán unas sesiones de reforzamiento para despejar cualquier duda que pudiesen tener los usuarios antes de llegar a la explotación del sistema, correspondientes a las horas de asesorías contratadas.
En caso de considerarlo necesario, previa coordinación con la gerencia de la empresa, se realizará una evaluación del conocimiento en el uso del sistema de algunos usuarios.
Definición de usuarios y seguridad
Es importante establecer claramente los grupos de usuarios. Esta agrupación permitirá la planificación y programación de las clases de capacitación, definir las funciones de estos usuarios dentro de MaxLite, la asignación de actividades a realizar por parte de los usuarios, etc.
Según las funciones de MaxLite los asistentes a la capacitación deberán ser asignado dependiendo de las funciones que cumplan dentro de su organización, es decir, si los usuarios pertenecientes al departamento de facturación y ventas tienen que ver con la bodega y el inventario, deberán asistir a las sesiones de capacitación de los módulos involucrados.
La definición de los grupos dependerá del número de usuarios a capacitar, de sus funciones a realizar dentro de MaxLite, la organización y tamaño de empresa, del tiempo requerido para la implantación del sistema, etc.
Es importante que antes de comenzar con las clases de capacitación, se tenga definido los grupos de usuarios, sus integrantes, los responsables o coordinadores de cada grupo, las fechas y horarios de clases de capacitación, los puntos o el tema a tratar en cada clase y la actividad a realizar en cada sesión de asesoría que será programada en la carta gantt cumpliendo con las siguientes fases o etapas del proyecto.
Preparación de los parámetros del sistema
En este punto se revisarán todos los parámetros generales de cada uno de los módulos contratados para ser preparados. Esta tarea será asignada al responsable de cada uno de los módulos, el que deberá administrar los recursos humanos disponibles para la correcta realización del proceso y en los plazos asignados en la carta Gantt.
También en este etapa se podrá realizar la preparación de la información a migrar, si el servicio mencionado en el punto 2.3 de esta propuesta, se ha contratado.
Ingreso de los parámetros al sistema
En este punto se ingresará la información preparada según punto 3.5, a los parámetros de cada uno de los módulos contratados; dicha tarea deberá ser realizada por los usuarios que el encargado de cada uno de las áreas designe.
En esta etapa se realizará la migración de la información, mencionada en el punto 3.5.
Pruebas de funcionalidad
Se realizaran las pruebas de funcionalidad en cada uno de los módulos, haciendo el seguimiento de un solo documento, en el proceso definido para el módulo en cuestión.