¿Qué implica el control y seguimiento de proyectos en la empresa?

¿Qué implica el control y seguimiento de proyectos en la empresa?

El control y seguimiento de proyectos se refiere al proceso de observación y verificación del progreso del proyecto para garantizar el cumplimiento de su alcance, plazos, resultados y cronogramas.

En el siguiente post te explicaremos de forma detallada cada uno de los pasos que implica este procedimiento y de qué forma el software ERP puede facilitar y hacer más llevaderas todas las tareas que esto implica.

¿Cómo controlar el proyecto de forma eficaz?

Según el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), “el control y seguimiento de proyectos consiste en aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto para que los posibles problemas puedan identificarse de manera oportuna y se puedan tomar medidas correctivas, cuando sea necesario”.

El control y seguimiento de proyectos consiste en un proceso de observación y verificación del progreso del proyecto para garantizar su alcance, resultados y cronogramas. Clic para tuitear

 Las actividades de control y seguimiento de proyectos tienen lugar en paralelo con las tareas del proceso de ejecución del proyecto, de modo que, mientras se va ejecutando, el proyecto se monitorea y controla mediante la implementación del nivel apropiado de supervisión y acción correctiva.

 El proyecto se observa y se mide regularmente en relación con el plan que se realiza previamente, para garantizar que el proyecto se encuentre dentro de las variaciones aceptables de costo, cronograma y alcance, y que los riesgos y problemas se supervisen y corrijan según sea necesario.

 El objetivo principal es ser proactivo, para encontrar problemas con anticipación y tomar las medidas necesarias. Puede requerir volver al proceso de planificación y actualizar el plan según sea necesario. Esto, con el objetivo de mejorar y evitar repetir los mismos problemas.

Herramientas para llevar el control y seguimiento de proyectos

La implementación del control y seguimiento de proyectos se realiza con la ayuda de varias herramientas. Los diagramas de Gantt, de flujo, de espina de pescado, cuadros de control, e informes de estado, son algunas de las más populares en uso, y todas ellas sirven para propósitos específicos.

La tecnología y la informática han dado lugar a la proliferación de aplicaciones de software, tanto online como offline, específicamente dirigidas al control y seguimiento de proyectos. Las diversas opciones en ERP y CRM también permiten la creación de herramientas útiles y personalizables

A continuación, te explicamos cómo funcionan:

CRM y el control y seguimiento de proyectos

CRM, lo ideal para el control y seguimiento de proyectos

El desafío principal del control y seguimiento de proyectos es lograr todos los objetivos dentro de las limitaciones dadas. Esta información generalmente se describe en un manual de usuario que se crea al comienzo.

Ahora, a nuestra disposición existe una variedad de herramientas analíticas y de productividad automatizadas. Debido a la tecnología, la brecha entre generalista y especialista se está cerrando y la automatización CRM está liderando el camino.

 El control y seguimiento de proyectos está asistido por el software CRM de muchas maneras:

  • Ayuda a las empresas a gestionar el ciclo de vida del cliente en un solo sistema.
  • Ayuda a equipos separados a colaborar en iniciativas a través de la gestión unificada de tareas, proyectos, presupuestos, informes y recordatorios.
  • Conecta los comentarios y las opiniones de los clientes con proyectos en curso.
  • Proporciona un mayor ROI general para la suscripción y compra de software, ya que normalmente paga por un producto en lugar de dos.
  • Dentro de un CRM, los informes pueden generarse a intervalos específicos y entregarse al gerente del proyecto.
  • Las tareas que comprenden la mayor parte del proyecto se pueden automatizar y asignar un estado recurrente.
  • Como resultado, la naturaleza más servil y repetitiva de ciertas tareas puede dejarse al programa para que realice.

ERP

Los software ERP son de gran ayuda, ya que te permiten entregar resultados rápidos, ofrecer visibilidad del estado y brindar acceso 24/7 a todos los procedimientos comerciales.

 Maximise ofrece una solución completa de gestión de proyectos con su ERP Maximise Cloud. Si deseas convertirte en un gerente exitoso y obtener resultados sobresalientes, debes tener en tus manos este software ERP.

 Veamos algunos de los aspectos en el control y seguimiento de proyectos en los que ERP desempeña un gran papel.

  •  Planificación del proyecto: Esta etapa se puede llevar a cabo con el software ERP. Las tareas se pueden actualizar con los detalles relevantes en una sola base de datos, permitiendo definir y planificar los próximos pasos. La planificación a través de ERP incluye: comprender las tareas, segregar, medir y definir según su naturaleza.
  • Seguimiento de proyectos: se puede hacer convenientemente a través del software ERP. Durante el seguimiento, cualquier riesgo o problema puede identificarse y resolverse en ese momento.
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  • Proyectos de contabilidad y facturación: la consolidación de los ingresos y los gastos del proyecto se vuelven más fácil con un sistema ERP. Puedes registrar gastos y fondos que permiten un flujo de operaciones financieras. Algunas de las tareas que se pueden realizar a través de un ERP son definir presupuestos, registrar fondos y consolidar los gastos con datos en tiempo real.
  • Rentabilidad del proyecto: el sistema ERP ayuda a examinar la rentabilidad mediante el apalancamiento de costos a través de módulos de gestión de proyectos. Puedes evaluar los gastos planificados, los gastos reales y también pronosticar las probabilidades futuras a través de los datos.

Los ERP, CRM y otras aplicaciones de software, también permiten la creación de herramientas útiles y personalizables para el control y seguimiento del proyecto.

Conclusión

La implementación exitosa de las estrategias de control y seguimiento de proyectos se lleva a cabo de muchas maneras. Lo mejor es personalizar el enfoque y la estrategia para el proyecto específico en cuestión.

 Los beneficios generales del uso del software ERP en el control y seguimiento de proyectos no solo simplifican el trabajo, sino que además te proporciona una precisión en los presupuestos, estimaciones de varios servicios y genera mayor rentabilidad y ventas, entre muchos otros.

 En Maximise ponemos a tu disposición nuestro ERP Maximise Cloud, nuestro software integrado con el que puedes llevar a cabo todas las actividades referentes al control y seguimiento de proyectos. No dudes en contactarnos.

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