La facturación electrónica en Chile comenzó a implementarse oficialmente en 2003 con el propósito de maximizar y acelerar los procesos comerciales de las empresas y contribuyentes, y así minimizar los gastos de facturación. Además de simplificar el proceso de los comercios electrónicos.
La facturación electrónica, en términos generales, agrega eficiencia a múltiples unidades de negocios, desde contabilidad hasta servicio al cliente. También facilita que el personal de contabilidad equilibre y concilie los libros y que los representantes de servicio al cliente tengan acceso a registros electrónicos y resuelvan problemas.
En este post te ampliaremos todo lo que tiene que ver con la facturación electrónica en Chile, sus formas y sistemas. También te hablaremos sobre el software ERP Maximise Cloud, un sistema que puedes implementar en tu negocio para llevar a cabo este proceso.
La facturación electrónica en Chile
Chile fue uno de los países pioneros en instaurar la facturación electrónica. Luego de 2003, los dueños de empresas (contribuyentes) empezaron a certificarse por medio de internet como emisores y receptores de facturas electrónicas.
Además, consiguieron en el SII (Servicio de Impuestos Internos) el permiso para operar con documentos tributarios electrónicos.
Cada una de las empresas chilenas tienen la obligación —sin importar su tamaño, razón social u objetivo— de emitir facturación electrónica de acuerdo a la Ley N° 20.727 de 2014. También, de renovar su certificado digital anual, en conjunto con su firma electrónica asociada a cada documento.
El SII es el ente regulador del control fiscal y les proporciona a las empresas diversas opciones, con los cuales el contribuyente puede llevar este proceso de facturación electrónica. Bien sea el de facturación gratuita (SII), el de facturación propia, del mismo contribuyente, o un sistema de facturación adquirido por el mercado.
¿Cómo debes facturar a tus clientes y proveedores?
Las facturas electrónicas generalmente se parecen mucho a las facturas en papel. En muchos casos, una factura electrónica es simplemente una versión digital de la física, a menudo presentada en formato PDF.
[bctt tweet=» Chile ha sido pionero en los procesos de facturación electrónica. Este sistema comenzó a implementarse en las empresas oficialmente en 2003. » username=»»]
Las facturas electrónicas contienen toda la información pertinente relacionada con el pago, la fecha, el monto, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago.
En un sistema de facturación totalmente electrónico, también contendrá un enlace para acceder a un portal de pago, donde la factura se puede ver y liquidar o pagar.
De acuerdo a la SII, la factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.
Sistema de facturación electrónica
Como ya comentamos anteriormente, la facturación en Chile se puede realizar de tres formas. Nosotros te recomendamos que dejes esto en manos de expertos para que puedas aprovechar todas las funcionalidades que te ofrece un eficaz y funcional software para estas labores.
Una de las características de la facturación electrónica es poder integrar el enrutamiento, despacho, gestión de clientes, control de inventario y gestión de documentos.
Un software ERP, además de poseer estas características, generalmente está disponible para un único usuario o para su uso en un entorno multiusuario.
[bctt tweet=»Según el SII, ente regulador del control fiscal, la factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones entre contribuyentes.» username=»»]
Nuestro software ERP Maximise Cloud puede integrar todas estas funciones para que los procesos sean más ágiles y simples. Este software está alojado en la nube y, además, es capaz de generar reportes y medir los resultados.
Nuestro sistema de Facturación Recurrente posee las siguientes funcionalidades:
- Mantención de Contratos
- N° de Contrato
- Registro de Fecha de Contrato, Activación e Instalación
- Contratos asociados a Sucursales, Centro de Costos, Proyectos
- Clasificación según Tipo de Cliente, Tipo de Contrato, Tipo de Clasificación
- Tasa / Moneda de Facturación
- Formas de pago, banco, cuenta corriente tipo de tarjeta, N° de Tarjeta
- Vencimiento y Rut titular de la tarjeta asociada al cliente
- Manejo de estados de contratos
- Modo de Facturación
- Tipo de Documento
- Comisiones Asociadas
- Formas de facturación en cuotas o total del contrato
- Períodos de facturación
- Dirección de reparto y entrega de factura
- Ítems a facturar asociados al contrato
- Detalle y bitácora de cuotas
- Facturación de contratos
- Período de Facturación
- Renovación de Contratos
Entre los reportes y formularios destacan:
- Impresión de Contratos
- Detalle de cuotas por contrato
- Listado de contrato por filtro de búsqueda
El riesgo de facturar de forma manual
Los riesgos de seguir utilizando procesos de facturación manual ineficientes son demasiado grandes para la mayoría de las empresas. Tienden a ralentizarse, lo que impide maximizar y ampliar los horizontes de tu negocio.
Un sistema de facturación manual requiere que comprendas el proceso de pago de una manera que puede ser innecesaria con un sistema de electrónico. Esto puede ser una ventaja o una desventaja, dependiendo de la persona que hace este proceso.
Desentrañar la complejidad y lentitud de facturar de forma manual puede ser embarazoso. Dado que lleva tiempo llenar las facturas, generar informes, podrías estar descuidando otros aspectos del negocio y perder oportunidades de crecimiento.
[bctt tweet=» Entre las desventajas de la facturación manual destacan la lentitud y complejidad del proceso, el error humano y el riesgo de que el papel sufra algún accidente.» username=»»]
El error humano también juega un papel en la facturación manual; los procesos pueden ser tediosos y favorece que los empleados cometan errores. Además, los registros solo pueden estar disponibles en formato de papel, lo que puede causar problemas si se pierden, son robados o dañados.
Conclusiones
La facturación electrónica es beneficiosa para todas las empresas sin importar su tamaño y es de fácil acceso. Algunos desarrolladores han elevado el nivel de las soluciones de software que se utilizan para manejar y mejorar la productividad en las empresas
Los productos avanzan continuamente en función de las necesidades de las empresas, las cuales buscan eliminar las ineficiencias a través de la automatización del proceso de facturación electrónica en Chile.
En Maximise ERP ponemos a tu disposición nuestro módulo de Facturación Recurrente con un sinfín de funciones para que puedas llevar a cabalidad todos tus procesos de facturación. Ponte en contactos con nosotros y empieza a facturar sin problemas.
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