Funcionalidades del ERP que necesita tu empresa según su tamaño

Funcionalidades del ERP que necesita tu empresa según su tamaño

Una de las grandes ventajas que encuentran los administradores y gerentes en los programas de gestión es la escalabilidad que esta herramienta tecnológica ofrece. Al notar que las funcionalidades del ERP pueden ser personalizadas para empresas de diferentes tipos y tamaños se convierte en una excelente inversión. 

Ahora, ¿cuáles son esas funcionalidades que necesita tu empresa de un ERP? En Maximise te contamos cuáles son esas funcionalidades especiales para tu tipo empresa, según si es un emprendimiento, PyME o macroempresa. 

El ERP, un infalible de tu empresa

La tecnología se ha convertido en protagonista de la coyuntura del 2020 y, sin duda, entre las que tenemos que destacar está el ERP (Enterprise Resource Planning). Este sistema de planificación de recursos empresariales permite digitalizar diferentes procesos esenciales a distancia por medio de la red o internet. 

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Esto ha hecho que el ERP se convierta en un aliado durante la contingencia. Para abril, el 95% de las empresas ya se había volcado a la modalidad de teletrabajo, tal como lo afirma un reporte de la Agencia de Promoción de Inversiones para Chile

Lo anterior ha sido posible con el acceso a soluciones tecnológicas, como las del ERP, y otras más básicas que podrían ser suficientes, pero quizá no las idóneas. Esto, contemplando que solo a través de programas especializados se podrá realizar una gestión sostenible y efectiva para todo el equipo, tanto a corto como a largo plazo. 

ERP para cada tipo de empresa

Por fortuna, ahora contar con un ERP puede ser más ventajoso en cuanto a costos y utilidades, por lo que quedarse en herramientas rudimentarias, como el Excel, no es la idea más inteligente. 

En gran parte, esto se debe a que se han desarrollado soluciones como nuestro software ERP Maximise, en el que se incluyen tecnologías asequibles, como la de la nube, y con funcionalidades escalables. Esto permite que: 

  • Pagues solo por las funcionalidades que tu empresa realmente va a usar. 
  • Todos los integrantes del equipo que necesiten acceder puedan hacerlo desde donde estén. 
  • Únicamente requieras de un dispositivo conectado a la red de internet (tablet, smartphone, laptop o desktop). 
  • Puedas ajustar las funcionalidades a medida que tu empresa crezca o tenga cambios estructurales. 

De esta manera, el ERP se puede adaptar tanto para empresas que tienen menos de 10 empleados, como para aquellas que cuentan con diferentes sedes, grandes volúmenes de ventas y un equipo humano robusto. 

¿Qué funcionalidades del ERP requiere un emprendimiento?

Los emprendimientos son empresas que hasta ahora están comenzando y que se caracterizan por no contar con un promedio de 5 a 6 empleados. En estas, los objetivos principales se enfocan en dar a conocer la marca, conocer el mercado objetivo y… ¡Vender!

De este modo, en este tipo de empresas es fundamental un ERP que incluya funcionalidades como: 

  • CRM: sobre este se puede empezar la consolidación de la base de datos de clientes, vendedores, interacciones entre ellos, e incluso, de los productos y o servicios. A través de este, también se realizan actividades de marketing y promoción, para las diferentes etapas del embudo de ventas.

Aunque no es indispensable al comenzar, es más sano incluirlo desde que tu empresa es un emprendimiento para evitar contratiempos y tener bases sólidas y efectivas que ayuden al crecimiento. 

  • Contabilidad: Llevar registro contable, la facturación electrónica y obtener reportes de manera automática y digital, es esencial para que las tareas repetitivas no resten tiempo productivo. De esto también se derivan ventajas para la toma de decisiones y seguimiento en línea de datos valiosos para las finanzas de las empresas. 
  • Inventario y gestión de bodega: es vital para negocios dedicados a la comercialización de productos. De esto depende, en gran medida, el retorno a la inversión por ventas.

¿Qué funcionalidades debe tener un ERP para una PyME?

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Además de las anteriores, las PyMEs pueden necesitar unas funcionalidades adicionales que van ligadas con el tamaño de la operación y de las ventas, que van de las 2.400 hasta las 100.000 UF anuales.

En este caso, el número de empleados puede ir de menos de 10 personas para las micro, hasta los 199, para el caso de las medianas. En estas ya se considera una estructura y organigrama más estructurado y diferenciado. 

En este podríamos agregar funcionalidades más especializadas como: 

  • Control de proyectos: para definir y hacer un seguimiento y control efectivo de los proyectos de la empresa. Se destaca en este módulo las ventajas para el manejo de presupuestos y satisfacción de los clientes. 
  • Facturación recurrente: para el control y seguimiento de contratos, aspectos legales, económicos y contables de estos. 
  • Gestión de ventas y cotización: para el procesamiento de órdenes de venta y la optimización de inventarios. 
  • Orden de servicio: optimiza la gestión de los pedidos para una mejor comunicación con los clientes y cumplimiento de los tiempos de entrega. A través de este también se asignan prioridades, descuentos, precios, se emiten facturas y se procesan formas de pago. 
  • Control de producción: es útil para todo el proceso operativo, que va desde el manejo de las órdenes de trabajo hasta la gestión de los recursos e insumos. 
  • Recursos humanos: esta funcionalidad se hace necesaria para hacer el registro de los empleados, su historial, su hoja de vida, evaluación y pago de nómina, lo cual por la cantidad de empleados en este tipo de empresas, ya se hace tedioso y poco efectivo sin la ayuda del ERP. 
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¿Qué funcionalidades del ERP requiere una macroempresa?

El tramo de control en estas empresas se logra solo con la ayuda de un ERP flexible y muy especializado. 

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En este se deben integrar módulos que permitan centralizar la información de diferentes puntos de venta o sedes (si las hay), algunos que faciliten el workflow, la comunicación interna y un modelo de negocio que, posiblemente, ya tiene alcance fuera del país. 

Para ello, podrías contemplar un ERP con las siguientes funcionalidades: 

    • Punto de venta: para integrar inventarios, contabilidad y tesorería, definir y administrar cajas, así como los cajeros, registrar apertura y cierre de turnos, entre otras funciones básicas y esenciales. 
    • Cobranza telefónica: para la gestión y control de cartera morosa y pagos. 

 

  • CRM Mesa de ayuda: funciona para el servicio posventa y el manejo de requerimientos internos. 

 

  • Comercio exterior: para la gestión de proveedores y facturación extranjera. 
  • Workflow y sistemas de alarma: es ideal para la asignación de flujo de trabajo, en protocolos y secuencias de aprobaciones entre diferentes áreas y colaboradores. 

Finalmente, recuerda que es esencial elegir un proveedor con experiencia y que te apoye desde la elección de las mejores funcionalidades del ERP, hasta la etapa de implementación y de soporte técnico en su operación, tal como lo encuentras al preferir nuestro software ERP Maximise

Conclusiones

Las funcionalidades del ERP pueden variar de acuerdo al tipo de empresa y sus necesidades específicas. Por ello se hace necesario identificar el grupo de funciones o módulos que vas a necesitar antes de hacer la elección. 

Según si tu empresa es un emprendimiento, PyME o grande, debes tener en cuenta las mejores funcionalidades, elegidas por la magnitud de operación, de información y las actividades especiales que cada una puede tener. Además, es importante elegir un proveedor que te entregue flexibilidad, soporte y acompañamiento profesional. 

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