Guía para montar una oficina en casa y protegerte del COVID-19

Guía para montar una oficina en casa y protegerte del COVID-19

¿Pensando en cómo acondicionar tu hogar para montar tu oficina en casa? Al igual que tú, miles de personas en cuarentena están buscando cómo acomodarse para adaptar en su hogar un espacio adecuado para seguir produciendo laboralmente. 

En Maximise aprovechamos la experiencia de algunas personas y empresas que ya han tomado la delantera y recopilamos en esta guía lo que deberías tener en cuenta para montar tu lugar de trabajo. 

Montar tu oficina en casa es una alternativa viable para pasar la cuarentena sin detener tu actividad laboral. Clic para tuitear

La necesidad de aislamiento durante la contingencia sanitaria mundial

El 11 de marzo de 2020, la OMS declaró el brote de coronavirus como una pandemia, con alarmantes niveles de propagación y preocupantes indicadores de inacción.

Desde aquel día, se encendieron las alarmas en el mundo y se tomaron medidas urgentes para contener el virus, predominando la cuarentena y el aislamiento social como unas de las más importantes. 

La cuarentena es una de las principales medidas para controlar los contagios y ha sido recomendada por la OMS. Y según la entidad, esta acción no debería levantarse tan pronto: 

Acatar las medidas de cuarentena y aislamiento parece ser una de las acciones más efectivas para reducir el riesgo de propagación de este virus, que no presenta síntomas inmediatos y que puede ser fácilmente contagiado de persona a persona por gotas pequeñas de saliva o flujo nasal, expulsadas al hablar, toser, estornudar o respirar. 

La cuarentena en Chile y el mundo

La cuarentena tiene a millones de personas en el mundo confinadas en sus hogares. Nada más en Santiago de Chile, para el 26 de marzo de 2020, había 1,3 millones de personas en cuarentena, tal como lo indica DW, importante canal de noticias en español. 

Esta medida es más que suficiente para que muchos hayan tenido que adecuar su hogar para desarrollar todas las actividades que desarrollaban fuera de casa. Y por cierto, entre ellas están las tareas relacionadas con el trabajo. 

Cuidados en la oficina montada en casa durante cuarentena

La preocupación por mantener una dinámica productiva y económica es justificada si tenemos en cuenta que es importante para que en los hogares se puedan suplir las necesidades básicas de alimentación, educación, servicios públicos y vivienda. 

Esta importancia de mantenerse productivo laboralmente toma un mayor alcance cuando se trata de dueños de empresas, quienes tienen a su cargo, no solo a sus familias, sino también a las familias de su equipo de trabajo. 

En Santiago de Chile, más de un millón de personas viven en cuarentena y muchas de ellas tienen la necesidad de trabajar desde casa para no detener su actividad económica. Clic para tuitear

Aprende a montar una oficina en casa

Para hacer compatible la cuarentena con el funcionamiento de los negocios y la vida productiva, muchos han tenido que montar su oficina en casa y han descubierto incluso ciertas ventajas. 

Para muchos, las principales ventajas de tener su oficina en casa radican en la cercanía con sus seres queridos y la comodidad de no tener que desplazarse, luchar contra el tráfico pesado y un ahorro significativo de gastos y tiempo al no tener que transportarse. 

Sabiendo que es una necesidad tener un lugar para teletrabajar en casa y que esto supone varias ventajas, revisemos los pasos a tener en cuenta para establecer tu oficina en casa:

Destina un lugar especial para trabajar

Delimita un espacio en casa exclusivo para trabajar. Procura que: 

  • Sea aislado de ruidos y distracciones. 
  • El acceso sea limitado, tanto para niños como para mascotas. 
  • Tenga buena iluminación natural y/o artificial. 
  • Cuente con espacio suficiente para el mobiliario y otros elementos necesarios en tu actividad laboral. 
  • Tenga acceso a enchufes y conexión de internet. 

Acondiciona tu sitio de trabajo

Incorpora lo necesario para trabajar de manera organizada y cómoda. Entre lo que podrías necesitar básicamente está:

  • Escritorio con silla ergonómica. 
  • Cajoneras, archivadores o estantes para dar lugar a documentos, folios y otras herramientas ofimáticas que puedas necesitar. 
  • Instala el laptop o computador de escritorio para que quede en una posición segura y cómoda para trabajar.  
  • Ambienta el lugar de manera que te dé gusto trabajar allí. Por ejemplo, pon algunas fotos o frases inspiradoras, música para la concentración y aromatizantes que estimulen la productividad. 

Ingresa desde tu computador personal o laboral a todas tus herramientas online 

Designa un solo computador para trabajar, de manera que puedas tener mayor control y organización de tu gestión. 

Allí deberías tener todos los programas, aplicaciones, carpetas, archivos y documentos, de manera que seas más productivo y reduzcas riesgos con la información. 

Tu ERP

Una manera de contar con todo lo necesario es a través del ERP para la gestión de las actividades esenciales de la empresa, tales como la contabilidad, seguimiento de proyectos, la relación con los clientes, programación y supervisión de tareas. 

Hay que destacar que los ERP convencionales pueden ser demasiado pesados y requerir de una infraestructura tecnológica e informática que muchos no tienen en casa. 

Sin embargo, existen herramientas como nuestro ERP Maximise Cloud, que al alojarse en la nube, no ocupan espacio en tu computador y solo requieren de un equipo con características estándar y una conexión a internet segura. 

Los calendarios

Llevar un cronograma con todas las fechas importantes para la gestión de la empresa es básico para el cumplimiento de los objetivos por área y de la empresa en general. 

Es importante que lo incluyas dentro de tu computador y que te apoyes en herramientas electrónicas, como recordatorios y agenda digital, para que no se te pase nada. 

Los correos

Sincroniza los correos necesarios para tu gestión laboral en el mismo computador. Así, no perderás visibilidad y tendrás la facilidad de gestionarlos todos en un mismo lugar. 

Mantén una buena conexión Ethernet o WiFi

Como consecuencia de la cuarentena, existe un mayor tráfico en la red. Todas las actividades que se llevaban a cabo de manera presencial ahora se hacen de manera virtual, tales como la educación, el trabajo y también el entretenimiento. 

Esto ocasiona que la conexión se sature y que debas tomar mayor precaución con la red de internet, la cual debe ser constante para teletrabajar efectivamente. 

En algunos casos tendrías que cambiar la señal de wifi por una con cable Ethernet, logrando así una garantía de conexión permanente y mayor velocidad. 

Implementa comodidades en tu oficina en casa

Hombre trabaja cómodo en sillón de oficina en casa

Ahora, ya que estás trabajando en casa, y a pesar de los difícil que es la situación, por qué no aprovechar para sentirte especial. Muchos quizás alguna vez soñaron con tomar una buena taza de café casero durante sus jornadas laborales más frías o duras. Pues bien, ahora es el momento de darte estos gustos. 

Una cafetera

Levanta el ánimo y recarga tus energías con una taza de café dentro de tu oficina en casa. Deja la cafetera en tu lugar de trabajo, de manera que puedas tenerla al alcance y evites así la tentación de evadir o distraerte camino a la cocina. 

Un reloj

Ten mayor control del tiempo con un reloj en tu escritorio, en la pared o en un lugar visible. No olvides delimitar horas o tiempos límites para microtareas dentro de tu horario diario laboral. Así serás más productivo y evitarás pérdidas de tiempo. 

Fotos de tus seres queridos

Nuestros seres queridos nos inspiran, son parte de muchas de nuestras metas y nos motivan a esforzarnos. Tenlos cerca de ti en el escritorio o a la vista con sus fotos más lindas. 

Un buen sillón

El sillón es un lugar para reconfortar el cuerpo y meditar más fácilmente. Utiliza un sillón para estirarte y hacer pequeñas pausas durante tu tiempo de teletrabajo. 

¡A trabajar!

Haz tu checklist y verifica lo que tienes, lo que te hace falta y procura incluirlo todo cuanto antes para empezar a vivir el teletrabajo como todo un profesional. Seguro lo notarás en tu productividad y nivel de ánimo. 

Al montar tu oficina en casa durante la cuarentena puedes darte algunos gustos y lograr también una mayor productividad. Clic para tuitear

Conclusiones

Con la cuarentena y el aislamiento se genera una necesidad inminente de montar una oficina en casa, especialmente para aquellos que saben que el COVID-19 no puede ser un impedimento para seguir produciendo laboralmente. 

Sí se puede teletrabajar, siempre que tengamos en cuenta los pasos y elementos básicos para montar una oficina dentro del resguardo del hogar. Entre lo primordial está delimitar un espacio y adecuarlo con todas las herramientas y condiciones funcionales y ambientales, incluir las herramientas tecnológicas fundamentales, como el computador, red de internet, correo y ERP, además de algunas comodidades. 

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