Seguimiento a proyectos. Lo que debes saber para tener control total en tus proyectos

Seguimiento a proyectos. Lo que debes saber para tener control total en tus proyectos

En el manejo de los negocios es imperativo planear antes de actuar y más valioso aún, controlar lo ejecutado a la luz de los planes propuestos. Al final del día, el seguimiento a proyectos es fundamental para que el negocio sea plenamente exitoso.

Tan importante es crear y diseñar un negocio como saberlo mantener en permanente desarrollo y crecimiento. Para lograrlo es necesario evaluar cada paso dado, cada meta alcanzada y cada recurso utilizado.

¿Qué es el seguimiento de un proyecto?

El seguimiento a proyectos es una actividad clave dentro de una organización. Implica determinar si se están cumpliendo los objetivos en todas las etapas del proyecto y si es necesario implementar nuevas variables o herramientas.

Este proceso debe ejecutarse ordenada y formalmente y deben estar involucrados todos los actores del proyecto. Esto permite evaluar si se usaron eficientemente los recursos dispuestos para completarlo.

El seguimiento a proyectos de forma efectiva permite identificar la discrepancia entre lo planeado y lo ejecutado Clic para tuitear

Se proyecta, buscando la eficiencia en el logro de los objetivos. Se hace seguimiento para asegurarse de que se estén cumpliendo en cada etapa y que el proceso completado pueda servir de guía de la acción futura.

¿Cómo se hace el seguimiento de un proyecto?

Realizar las correspondientes mediciones consiste en obtener la información sobre el desempeño real de cada colaborador en las tareas propuestas. Implica disponer de un sistema de información oportuno y ágil.

Hay cinco acciones genéricas a coordinar para el seguimiento a proyectos:

  • Establecer normas de control.
  • Realizar las correspondientes mediciones.
  • Detectar las debilidades y las fortalezas.
  • Tomar medidas correctivas.
  • Potenciar lo que está dando resultados positivos.

¿Cómo dar seguimiento efectivo a tus proyectos?

Los negocios están en un permanente proceso de adopción de decisiones: desde determinar el curso de acción que se va a seguir; pasando por el ordenamiento de los recursos; hasta comparar los resultados con los objetivos para hacer los ajustes pertinentes.

Cada etapa del proceso de decisiones se tiene que evaluar por separado, aunque sean partes de un todo. Pero, ¿cómo dar seguimiento efectivo a los proyectos?

Uso del software adecuado

Para ahorrar tiempo y talento humano y evitar en la medida de lo posible los errores, es indispensable el uso de un software adecuado para gestionar el seguimiento a proyectos. Un software  ERP (sistema de planificación de recursos empresariales 100% integrado) es la gran respuesta a este requerimiento.

Un ERP esta diseñado para facilitar todas las tareas del seguimiento en línea y en tiempo real a proyectos desde el control financiero hasta, el control de materiales en la obra, no importa cuántos proyectos estén en marcha, todos podrán estar controlados bajo parámetros específicos que permitirá obtener datos veraces. La tarea de analizar la información se facilita y se pueden tomar decisiones más oportunamente.

Un software ERP es una herramienta útil para dar seguimiento a proyectos de una forma efectiva. Ahorra recursos y genera datos veraces Clic para tuitear

Toda actividad del personal y colaboradores con responsabilidades en el proyecto será monitoreada y toda información generada compartida. Esto trae muchas ventajas porque no habrá excusas de falta de comunicación o actualización de estatus de las tareas asignadas.

Correcta organización

La correcta organización es la capacidad de disponer cada cosa en su lugar y momento apropiado. De este concepto básico no escapa el deber ser del negocio.

En su sentido más amplio la correcta organización implica la regulación armónica de las actividades de las distintas partes del seguimiento a proyectos. Estas partes intervienen para que sus efectos sumen, según convengan al resultado, nunca que contrarresten.

La correcta organización apunta a la importancia de una labor integrada para dar seguimiento efectivo al o los proyectos.

Beneficios del seguimiento a proyectos de forma adecuada

Son muchos los beneficios que trae al negocio el seguimiento a proyectos.

  • Utilizar el tiempo de la mejor forma posible.
  • Mantener los procesos simples.
  • Comprometerse con la acción y no con la burocracia.
  • Capacidad de reconocer las debilidades.
  • Reconocer el valor del trabajo en equipo.
  • Flexibilidad para ajustarse rápidamente a los cambios del medio.

Conclusiones

El seguimiento a proyectos es una estrategia que impulsa al negocio hacia el éxito. Al monitorear, evaluar y analizar los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización, se disminuyen las probabilidades de errores y se hace eficiente su funcionamiento.

Tomar decisiones oportunas y correctas depende en gran medida de la información que se tiene disponible. El seguimiento a proyectos provee de datos a los líderes del negocio para que pongan en marcha acciones cuando sea necesario.

Un software  ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) se adapta a los requerimientos de la organización y facilita el seguimiento a proyectos. Ahorra tiempo, recursos y talento humano.

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