Cómo hacer un buen seguimiento de proyectos

Cómo hacer un buen seguimiento de proyectos

El seguimiento de proyectos para las empresas es una actividad que les ayuda a garantizar el cumplimiento en líneas de tiempo, calidad, satisfacción del cliente y objetivos de la empresa. Es por esto que, aprender a hacerlo de una manera efectiva puede entregarte un gran valor diferenciador en el mercado. ¡En Maximise ERP Cloud te contamos todo!

Importancia del seguimiento de proyectos adecuado

A partir del seguimiento de proyectos, puedes tomar las mejores decisiones en cada fase de su ejecución. Anticiparte a los riesgos, proyectar los resultados y ejecutar acciones correctivas son algunas de las utilidades que obtienes a través de este tipo de control y supervisión. 

Lo primero que debes hacer cuando tienes un seguimiento de proyectos es un plan en el que se fijan los objetivos que buscas. Así, sabes hacia dónde dirigir cada esfuerzo, tarea, actividad y recurso. 

Con el seguimiento de proyectos puedes tomar mejores decisiones para el cumplimiento de los objetivos. Clic para tuitear

El tiempo es otro de los grandes factores cuando encuentras las técnicas y herramientas adecuadas para integrar toda la información de las diferentes áreas que intervienen en la ejecución de un proyecto. 

Contar con la información detallada y veraz de costos, presupuestos, cronograma, acciones realizadas, pendientes, contabilidad, compras, proveedores, inventario, bodega, entre otros, hará más efectiva la toma de decisiones y el diseño de estrategias para el cumplimiento de los objetivos. 

A través de los siguientes logros podemos resumir la importancia del seguimiento de proyectos:

  • Mayor productividad. 
  • Mejor gestión de los recursos (económicos, humanos, tiempo). 
  • Aumento de la calidad en los resultados. 
  • Efectividad en el cumplimiento de los objetivos. 
  • Toma de decisiones más asertiva. 
  • Crecimiento de la empresa. 
  • Incremento de la satisfacción de los clientes. 

Seguimientos manuales

lleva un buen seguimiento de proyectos

Ahora, obtener estos logros a través del seguimiento de proyectos depende de las herramientas de control. Entre ellas, encontramos las de tipo manual. Estas han acompañado por más tiempo a los líderes de negocios y básicamente consisten en el uso de planillas de Excel. 

Se caracterizan por ser algo rudimentarias, tanto desde el aspecto visual como del operativo. No obstante, por años han acompañado la gestión en las diferentes áreas de trabajo en empresas de todos los gremios. 

No obstante, con la era digital y la tecnología aplicada a las empresas, existen muchas falencias que se dejan ver con estos modelos de seguimiento manual. Algunas de las desventajas que se han encontrado son: 

  • Dificultad para integrar toda la información en un mismo lugar. 
  • Incremento del margen de error en la documentación y registro de información.
  • Imposibilidad de trabajo colaborativo. 
  • Son archivos muy pesados y ocupan mucho espacio en los equipos, lo cual hace más lento el trabajo. 
  • No permiten el acceso ni la actualización en línea. 
  • Solo puedes acceder a ellos a través del equipo en el que se aloja el archivo o en los equipos de la red empresarial. 
  • Son difíciles de utilizar y de aprovechar (requieren de conocimientos avanzados). 
  • Son vulnerables a errores y daños que pueden ocasionar pérdida de la información. 

Seguimientos online

Las herramientas de seguimiento en línea a través de internet son una solución tecnológica avanzada. Con ellas se logran optimizar los tiempos y hacer más sencillo para todos el trabajo en la empresa. 

Existen grandes herramientas que son utilizadas en internet. A través de la red se superan las limitaciones del Excel convencional, con la posibilidad del trabajo en línea y colaborativo, la actualización de la información registrada y la liberación de peso en los equipos, pues todo se aloja en la nube. 

A través de paquetes de soluciones, como Drive, se pueden archivar desde planillas de Excel hasta presentaciones y documentos. 

Este tipo de seguimiento online es viable para empresas nuevas, pues a gran escala pueden compartir algunas desventajas del modelo manual, como la dificultad para integrar toda la información en un mismo lugar, sumado a la dificultad para garantizar la seguridad de la información. 

El software, una alternativa rápida y efectiva

haz un buen seguimiento de proyectos

El software para el seguimiento de proyectos realmente elimina todas las desventajas de los modelos manuales y online, y suma todas las ventajas que estos podrían llegar a tener. 

Especialmente cuando hablamos de nuestro software ERP Maximise 100% Cloud, un programa desarrollado con código cerrado y protocolos de seguridad, que permiten que sus ventajas de trabajo colaborativo, acceso y actualización en línea, se acompañen de la más alta seguridad de la información. 

Por otro lado, con este se logra la tan esperada integración de toda la información de las áreas, indispensables para el seguimiento de proyectos. Esto a través de los 22 módulos que se reúnen en su dashboard. ¡Todo en una misma pantalla!

Beneficios

Entre los beneficios que te entrega nuestro software para el seguimiento de proyectos, están: 

    • No ocupa espacio en los servidores y/o equipos de la red empresarial. 
    • No se necesita un despliegue tecnológico o cambios en la infraestructura informática de la empresa para su instalación. 
    • Facilita el trabajo colaborativo, y con él, genera una mayor productividad en todas las áreas. 
    • Reduce el riesgo de errores e incongruencias en la información. 

 

  • Tiene acceso multidispositivo, gracias a que integra una app para que accedas tanto desde el laptop como desde el celular o tablet. 

 

  • Tiene 22 módulos para la gestión de áreas cruciales, como la contable, facturación, inventarios, costos, recursos humanos, gráficos, informes y reportes. 
  • Permite la creación de usuarios y asignación de privilegios personalizados. 
  • No requiere de conocimientos técnicos. 
  • Tiene una interfaz amigable e intuitiva para que todos lo puedan aprovechar. 
El seguimiento de proyectos con software ERP aumenta la productividad y hace más efectiva la toma de decisiones para el alcance de las metas. Clic para tuitear

Alcances

El alcance de nuestro software Maximise ERP Cloud va para todos los mandos y áreas de trabajo, porque ofrece funciones especiales para: 

  • La creación de los planes para tus proyectos. 
  • Registro y seguimiento de cada tarea delineada para el cumplimiento de los objetivos. 
  • Programas, tareas y alarmas para el seguimiento. 
  • Obtener gráficos de proyecciones y estados actuales del avance en cada punto de evaluación (tiempo, calidad, costos, etc.). 
  • Almacenar documentos, facturas, contratos, pagarés y más. 

Conclusiones

Llevar el seguimiento de proyectos es una necesidad básica para las empresas de todos los gremios, por ello, es importante hacerlo de una manera más efectiva y así lograr una ventaja altamente competitiva. Para conseguir esa efectividad es necesario pasar de las herramientas manuales a unas más alineadas con las exigencias del entorno competitivo actual. 

En esta diferenciación, lleva la delantera nuestro software ERP Maximise 100% Cloud, en el que se reúnen las ventajas de su ubicación en la línea, junto a las de diseño intuitivo, ciberseguridad y una amplia funcionalidad. 

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