3 formas de optimizar tu seguimiento y control de proyectos

3 formas de optimizar tu seguimiento y control de proyectos

El seguimiento y control de proyectos en las empresas constructoras es básico para asegurar que sus objetivos y beneficios se cumplan en un plazo establecido. Al ser una gestión que se anticipa a los resultados, debe ser eficaz, de manera que realmente cumpla con su función preventiva de riesgos y de cumplimiento. Para lograrlo, te contamos 3 formas efectivas de hacerlo.  

El seguimiento y control de proyectos en una empresa

Ante la globalización y la dura competencia que se vive en el mercado, es necesario contar con métodos y herramientas que nos ayuden a llevar a cabo nuestros proyectos de una manera efectiva, para así lograr los resultados esperados por la empresa y los clientes. 

Este seguimiento y control de proyectos se realiza con base a un plan, el que debería ser aprobado previamente por el comité directivo. 

Para ello se realiza el lineamiento de tiempos, actividades y cronograma de todas las acciones a ejecutar, además de las metas de cada una de estas, de manera que todo lo que se haga tenga una única intención: alcanzar los objetivos generales del proyecto. 

De acuerdo con el tamaño de la constructora y de la obra, puede existir un director de proyectos encargado exclusivamente a esta función del seguimiento y control, o se podría sumar a esta tarea al gerente o director de la compañía. 

El seguimiento y control de proyectos es vital para el éxito de las obras de construcción. Clic para tuitear

Implicaciones

Para el desarrollo del seguimiento y control de proyectos se deben plantear algunas preguntas básicas, las que ayudarán a pasar del papel a la práctica todo el plan: 

tiempo y presupuesto para el seguimiento y control de proyectos

¿Qué se hará? Define las actividades y acciones detalladas necesarias para el desarrollo del proyecto. 

¿Cuándo se hará? Establece las fechas de realización de cada tarea o actividad. Mientras más corto sea el plazo de seguimiento de cada acción, mayor será el control y la capacidad de reacción ante imprevistos.

¿Con qué se hará? Se debe tener en cuenta los recursos tanto financieros y materiales como de personal e intelectuales. 

¿Quién lo hará? Es importante delegar un responsable para cada acción. De igual manera, se debe establecer el responsable del seguimiento y control del plan. 

Para un correcto desarrollo del plan por procesos, también se deben tener en cuenta las funciones especiales del director o encargado del seguimiento y control de proyectos: 

  • Establecer indicadores de seguimiento para cada actividad o tarea, de manera que se pueda medir cuantitativamente el avance. 
  • Comunicar el avance y cumplimiento del proyecto (semanal, mensual y trimestral). Para esto se deben usar herramientas, como informes y reportes. 
  • Informar sobre riesgos e incidencias a lo largo del desarrollo del proyecto. 
  • Diseñar planes de acción para resolver contratiempos y hallazgos. 
  • Realizar cambios en fechas y tareas sobre la marcha con el fin de ajustar el plan en tiempo real y así, cumplir los objetivos dentro del plazo establecido. 
  • Liderar el equipo humano y la gestión de los demás recursos. 
Para que el seguimiento y control de proyectos sea efectivo se necesitan herramientas tecnológicas que permitan realizar desde el diseño del plan hasta los reportes de los resultados. Clic para tuitear

Factor temporal

El tiempo es uno de los factores críticos a tener en cuenta para el éxito de un proyecto. Cualquier retraso implica costos y alteraciones en el presupuesto. Por ello, lo ideal es fijar plazos de seguimiento de corto plazo y con cada actividad o tarea. 

Factore económico

Del mismo modo, se debe realizar un presupuesto realista que permita obtener la utilidad proyectada. En esta parte del plan de seguimiento y control también se debe tener en cuenta el flujo de caja, con los pagos y cobros, de manera que las obligaciones financieras para el proyecto puedan ser solventadas con lo facturado. 

Factor humano

Proyectar la mano de obra es esencial para el éxito de un proyecto de construcción. Acá es importante el diseño del perfil para cada rol o cargo y las horas de trabajo necesarias por cada uno. 

Optimiza el seguimiento y control de proyectos

Cada factor involucrado en el control y seguimiento de un proyecto es representativo, por lo que debes encontrar formas que optimicen esta gestión, de manera que tengas mayor tiempo para diseñar planes de acción y estrategias, y así tomar decisiones oportunamente. 

Implementa un software ERP

Una de nuestras principales recomendaciones es nuestro software ERP Maximise Cloud  (sistema de planificación de recursos empresariales). A través de este podrás pasar de lo rudimentario del Excel a un programa avanzado y especializado en el área de la construcción. 

Maximise para el seguimiento y control de proyectos efectivo.

Por medio de este sistema podrás controlar y hacer seguimiento de manera intuitiva, con datos reales y en línea. Para ello, nuestro software incluye una función especial para el control de proyectos con la que podrás agilizar esta gestión. Esto es algo de lo que puedes hacer con nuestro software

  • Definición de proyectos. 
  • Tipos de proyectos. 
  • Control de costos y avance. 
  • Estado de avances. 
  • Importar presupuestos. 
  • Consulta de estado actual. 
  • Estado de resultado por proyecto.
  • Cartas Gantt por proyectos. 
  • Ingreso de actividades nuevas.
  • Manejo de mano de obra por proyecto.
  • Consulta de situación actual de cada proyecto.
  • Gastos por proyectos. 

Además, en nuestro software se integran 22 módulos en un mismo lugar con los que se hará más efectiva la gestión de las diferentes áreas, tales como la de contabilidad, cobranza, la relación con los clientes con el CRM, inventario y bodega, ventas, puntos de venta y administración general del negocio. 

Suma una metodología de gestión de proyectos

El director de proyectos o encargado de realizar el seguimiento y control debería tener una metodología que integre técnicas que aseguren una gestión más eficiente, en complemento con el sistema o herramienta propuesta. 

Una de las técnicas que te recomendamos es la asociada a los diagramas de Gantt, especiales para hacer el seguimiento del calendario o cronograma de cada proyecto. 

A través de estas gráficas podrás controlar en tiempo real el avance total del proyecto, por tarea, proyectar resultados con base en los datos históricos y realizar cambios correctivos en los diferentes puntos de control que establezcas, tales como tiempo, presupuesto, tareas y la calidad de estas. 

Genera KPI por proyecto

Para tener esa visión clara sobre el avance de cada tarea y del proyecto se deben establecer algunos KPI o indicadores de gestión que permitan cuantificar los resultados. Cada uno de estos debe estar relacionado con el objetivo a cumplir con cada tarea y el proyecto en general. 

Según la variable a medir (tiempo, presupuesto, tarea), podrás establecer diferentes indicadores que te permitan un diagnóstico y proyección claras. 

Conclusiones

El seguimiento y control de proyectos de construcción es clave para el éxito de los mismos, pues de este depende que se cumplan lo objetivos de cara al cliente a la propia empresa. 

Para lograrlo es necesario contar con herramientas tecnológicas avanzadas y especializadas, como nuestro ERP Maximise Cloud, además de una metodología efectiva y unos indicadores de gestión para cada ítem o variable tomada como punto de control.

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