Descubre cómo puedes trabajar a distancia y llevar el seguimiento de tus proyectos

Descubre cómo puedes trabajar a distancia y llevar el seguimiento de tus proyectos

Trabajar a distancia es una tendencia que crece con la coyuntura que vivimos por la pandemia de covid-19. Millones de personas y empresas han experimentado las ventajas de esta modalidad y han sido beneficiados. 

Una mejor organización de la jornada laboral, mayor productividad, un ahorro de tiempo en desplazamiento y un equilibrio entre la vida personal y laboral son algunos de estos beneficios, tal como lo afirma la Organización Internacional del Trabajo (OIT). 

En Maximise te contamos cómo aplicar el teletrabajo y cómo obtener todos sus beneficios y ventajas para la empresa, para la vida del teletrabajador y para un mejor control de tus proyectos. 

La tendencia del trabajo a distancia

El ente internacional resalta en su informe, publicado en octubre del 2019, cómo la tendencia del teletrabajo está transformando rápidamente el esquema tradicional de las empresas y la vida de los teletrabajadores. 

La tendencia hacia el trabajo a distancia es mayor con la coyuntura que se ha vivido en el mundo por efecto de la emergencia sanitaria. Se ha despertado un nivel de conciencia tanto de las empresas como de la fuerza laboral por protegerse y volcar sus actividades al teletrabajo. 

Acá un testimonio real sobre la dinámica y tendencia del teletrabajo en la actualidad:

Con esto se explica que, si bien ya venía siendo una tendencia trabajar a distancia, ahora lo es más por la necesidad que surge con la contingencia. Y muy probablemente, después de la emergencia sanitaria, la tendencia se mantendrá en niveles altos, con una sociedad que se ha obligado a derribar las barreras y miedos al cambio, para seguir con su actividad laboral mediante la tecnología. 

El uso de las TIC y de dispositivos —como laptop, celular o tablet— está cambiando el modelo de trabajo tradicional por uno a distancia, con beneficios para todos. Clic para tuitear

Las implicaciones y los retos que implica no trabajar en oficina fija

Ahora, si bien es cierto que trabajar a distancia trae múltiples beneficios y ventajas, y que además es una tendencia, no podemos obviar lo que esto implica y los retos que supone. 

Si no adecuas un plan de trabajo, una oficina en casa y las herramientas tecnológicas, podrías terminar trabajando más horas, tener dificultades para establecer los límites entre lo laboral y lo personal, y aumentar los niveles de estrés. 

Por otro lado, trabajar a distancia puede conllevar dificultades iniciales para el desempeño, si no te preparas y equipas con lo necesario. 

Dificultades de trabajar a distancia sin las TIC

Difícil acceso a la información de la empresa

Por un lado, tenemos la situación de empresas tradicionales que tienen una escasa o nula integración de tecnologías para el manejo de la información. Es el caso de aquellas que alojan sus datos y aplicaciones en rutas y carpetas en servidores y computadores, o peor aún, de las que llevan su información en el papel o en archivos de Excel. 

Para estas empresas es necesaria una transición a lo digital, pues la dificultad o imposibilidad de acceder a la información entorpece el trabajo, baja la productividad e impacta negativamente el clima organizacional y la motivación de sus empleados. 

Pérdida de datos

Pues bien, aun suponiendo que el equipo de trabajo puede acceder a la información por medios rudimentarios (adjuntar los archivos en un correo o dando acceso remoto a los equipos de la oficina), el riesgo de perder datos es grande. 

La información no se recibe en tiempo real

Otra de las dificultades del trabajo a distancia está en la imposibilidad de recibir o actualizar la información en tiempo real. Esto acarrea reprocesos, dificulta el control y la toma de decisiones, además de ocupar más tiempo, lo que afecta la productividad y los costos de la empresa. 

Falta de comunicación entre áreas

Por otro lado, la comunicación se puede hacer nula o disfuncional cuando no se tiene información actualizada en tiempo real, hasta puede parecer que cada área habla un idioma diferente. 

Además, con los medios rudimentarios para el acceso a la información, es común que la información se centralice solo en ciertas personas o áreas, lo que dificulta una dinámica de trabajo en equipo y la consecución de los resultados organizacionales. 

¿Cómo puedes resolver los problemas y no dejar de trabajar a distancia?

Como vemos, las dificultades de trabajar a distancia pueden impactar tanto a la empresa como a las personas que trabajan para ello. En todas estas dificultades existe una causa común: la falta de tecnología y herramientas TIC (Tecnología de la Información y Comunicación). 

La tecnología cloud, el software ERP y el uso de apps para la comunicación hacen posible el teletrabajo con beneficios en productividad y calidad de vida. Clic para tuitear

Herramientas cloud

Dentro de las herramientas efectivas y prácticas para resolver los problemas del trabajo a distancia está la nube o cloud. Para el 2019, el 50% de las PyMEs en Chile tenía algún servicio en la nube, tal como lo revela el diario de negocios independiente Diario Estrategia.

Esta tecnología consiste en almacenar toda la información de la empresa en un espacio virtual que se aloja en la red de internet. Este servicio se toma mediante la contratación del servicio para empresas o el uso de la red pública (la cual es una opción para empezar, pero no para mantenerte en ella). 

A través de la nube y de sistemas de la información podrás trabajar simultáneamente en archivos, plataformas, aplicaciones y software de la empresa. Otras de las ventajas y posibilidades de la nube son: 

  • Actualización simultánea y en tiempo real de la información. 
  • Reuniones y capacitaciones en línea con todo el equipo mediante apps
  • Acceso a la información por parte de las áreas de la empresa, desde computadores y dispositivos móviles. 
  • Perfilamiento de accesos según las necesidades y grado de confiabilidad de cada usuario en la nube. 
  • No se ocupa espacio en servidores o computadores. Esto ahorra costos y no afecta el rendimiento de los dispositivos. 
  • Ahorra costos, pues es más económico tener el servicio en la nube que en los equipos y servidores de la empresa. 
  • Permite el acceso 24/7 desde cualquier parte. 

Software ERP para almacenar datos

El ERP (Enterprise Resource Planning) es un software o sistema de planificación de recursos empresariales en el que se puede almacenar, administrar y gestionar toda la información de las áreas de las empresas. 

En nuestro ERP Maximise encuentras 22 módulos, dentro de los cuales se puede gestionar todo lo relacionado con el seguimiento de tus proyectos y de la empresa. Entre lo que puedes administrar desde tu CRM está: 

  • Contabilidad, costos, requerimientos y adquisiciones. 
  • Inventario y gestión de bodega. 
  • CRM (Customer Relationship Management).
  • Control de producción. 
  • Informes y análisis de históricos de datos. 
  • Mesa de ayuda. 
  • Workflow y alarmas del sistema. 

Apps para mantener la comunicación

Las apps para comunicarte y trabajar a distancia

Además de contar con la tecnología del ERP y la nube, puedes usar las aplicaciones móviles para mantener la comunicación fluida y oportuna con el equipo. Dentro de las más comunes y usadas están Meeting, Skype y Zoom. 

A través de estas apps podrás reunir a varios integrantes, compartir pantalla para capacitaciones y presentación de informes y datos, y más. 

Para el 2019, el 50% de las PyMEs en Chile ya contaba con un servicio en la nube para la gestión del negocio, y la tendencia va en aumento. Clic para tuitear

¡No pares el trabajo!

Toda la tecnología que cada vez es más asequible y reconocida por las empresas, se pone a tu favor para que la actividad laboral no se detenga. 

Para muchos, parar no es una opción, por lo que es necesario volcar los ojos hacia lo que el mercado te ofrece y dar el paso al cambio. 

Quizás tomar la decisión es lo más difícil, por ello, es necesario elegir el mejor proveedor tecnológico. En Maximise contamos con años de experiencia y presencia en Chile para entregarte el mejor software ERP y servicio: 

  • Escalable de acuerdo con tu presupuesto y necesidades de tu empresa. 
  • Intuitivo y dinámico para un uso óptimo por parte de todo el equipo. 
  • De fácil y rápido despliegue. Solo necesitas una red de internet segura y equipos o dispositivos móviles con condiciones tecnológicas básicas. 
  • Con servicio de soporte y acompañamiento en todo el proceso de decisión, despliegue y puesta en marcha. 

Conclusiones

Trabajar a distancia es una tendencia que toma más fuerza en este momento de coyuntura que vivimos, ante un sector empresarial que se ha visto obligado a ser más digital para sobrevivir. Las ventajas y beneficios del teletrabajo son la razón por la que está cambiando el modelo tradicional. 

Para aprovechar estas ventajas y beneficios del trabajo a distancia y llevar el seguimiento de tus proyectos, es necesario contar con un plan de trabajo y las herramientas tecnológicas necesarias. Entre las que más te ayudarán y que son asequibles a todos, está el almacenamiento de la información en la nube, las aplicaciones móviles para la comunicación y el uso de nuestro software ERP de Maximise